民航局档案数字化工作的实践与思考

  【摘要】电子文件大量产生，带来了档案存储与利用方式的变革，由此，传统载体档案数字工作成为近年来机关、企事业单位档案工作的热点。本文以民航局档案数字化工作实践为例，分析提出了对档案数字化工作的一些思考。

  随着信息技术的高速发展，电子文件数量激增，以及社会各个层面对档案信息利用需求的不断增长，带来了档案存储与利用方式的变革。近年来，国家档案局提出并开始实施“档案数字化战略”，随之，越来越多的单位开始了“实现海量存储和零距离利用”的传统纸质档案数字化工作。但是，受标准、规范相对滞后、各单位实际情况不一等因素制约，这项工作发展还不成熟，在档案数字化过程中难免遇到一些问题。笔者以民航局档案数字化实践为例，谈一谈对这项工作的几点思考。

  一、工作回顾

  民航局档案数字化工作起步较早，先后进行了档案目录、重要纸质档案原文及重要照片、录音录像档案的数字化工作。

  （一）档案目录数字化情况

  早在1995年，民航局档案部门开发并使用了《中国民航档案信息管理系统》，对所有门类的档案实行了目录管理。至2002年，完成了全部馆藏档案目录的数字化任务。

  （二）重要纸质档案数字化情况

  民航局重点开展了文书档案数字化工作。由于档案利用率不同（并非所有文件均有较高的利用价值）及经费等问题，原则上只对永久、长期保管的文书档案进行数字化。考虑到民航局档案工作人员较少，购置数字化各种硬件设备及对人员培训的费用较高等因素，故民航局档案数字化工作均采用外包形式，即由专业公司承担数字化任务。自2004年以来，先后完成了民航局及11个下属单位的5300余卷重要文书档案数字化工作，数字化照片1503张、声像档案333盘。整个数字化工作主要经过了以下几个阶段：

  1、前期准备阶段：

  制定《民航局文书档案数字化加工范围》，集中人力按照加工范围对馆藏档案进行鉴定、筛选。详细统计需扫描档案数量，做到心中有数。考察外包公司并签定合同，合同中对质量要求、加工场地、安全保密、工期、费用及验收办法进行明确规定。

  2、原文扫描阶段：

  这一阶段的工作主要由档案数字化外包公司完成。将档案每五年划分一个批次，每完成一批次档案原文扫描任务，即由民航局档案馆工作人员进行一次质量初查，质量不合格的限期整改，达到标准才进入下一批次档案的数字化工作。外包加工期间，档案馆工作人员定期（每周1-2次）到数字化加工现场进行指导与检查，发现问题及时改正。待全部档案数字化工作完成后，邀请有关专家进行验收，并要求外包公司对专家提出的问题再次整改，直至完全符合要求。

  3、数据整合阶段：

  由外包公司承担档案数据与文件目录挂接任务，使用档案管理系统实现原文检索功能，并建成民航局档案馆档案原文数据库。至此，纸质档案数字化工作全部完成，基本实现档案信息在民航局政务办公内网上共享，机关工作人员可以按权限在内网上完成部分档案原文的查阅、浏览，减少了大量不必要的事务性工作，创新了档案部门利用服务方式，提高了工作效率。

  （三）重要照片、录音、录像档案数字化情况

  配合纸质档案数字化加工工作，一方面为查询利用提供便利，另一方面也出于对重要照片和声像档案保护的目的，民航局从2004年开始，就将馆藏反映民航重大事件、重要会议的照片与录音、录像带进行了数字化。

  值得一提的是，民航局档案馆特请专业的图片制作公司对一些老化、破损但又极具保存价值的珍贵照片进行了专业修复及数字化加工，并将所有数字化照片分别保存了大、小文件各1套，大文件即每一张照片的存储空间可占到30-40MB，主要用于举办展览、印制画册等需要大幅精致图片之用；小文件则主要用于日常浏览、查阅，每个图片仅80-100KB大小。为了标识版权，每张照片都在不影响画面效果的地方添加了“中国民用航空局档案馆馆藏”字样的水印。对于重要录音、录像档案则进行了原有内容的完全数字化，转存于光盘，初步建立了照片、声像档案数据库。

  二、存在问题

  回顾民航局档案馆档案数字化工作，可以说是有计划、按步骤、分重点进行的，基本达到了预期的效果。一方面为机关档案借阅利用提供了便捷的服务，使机关工作人员通过网络即可查询到所需档案，既节省时间又避免了因档案借出而暂无法查阅的不便；另一方面大大减少了档案被翻阅、复制的次数，有效地保存了档案原件。但数字化过程中还存在着一些不尽如人意的地方，例如：第一批文书档案数字化时，没有控制好原文彩色扫描的数量，彩色扫描量过大，致使存储负担大大增加；再如，对一部分极为珍贵的文书档案（如：历届中央和国家领导人对民航工作的重要批示等），并未“区别对待”，只是与普通文件一起进行了简单扫描，而此部分档案又多用于展览、印刷档案宣传品等活动，简单数字化的效果远远达不到利用目的，因此，不得不再动用原件，或重新扫描或制作仿真复制件。