档案管理调研报告**市是一个重工业城市，在国民经济第一个五年计划期间，国家在**投资建设了十大厂矿，如**玻璃厂、中国第一拖拉机制造厂、**轴承厂、**铜加工厂等企业，这些国有大型企业不仅为**的经济发展，而且为中国的经济振兴发挥了巨大任作用，作出了卓越的贡献。随着社会主义市场经济体制的确立和企业经营机制的转换，一些企业进行了大规模的技术改造，企业结构在改革和市场竞争中得到调整，企业档案在这一系列变改中发挥了不可替代的作用。档案行政管理部门依法对企业档案工作进行监督指导，是履行《档案法》的一项重要职能。目前，档案行政管理部门在履行这一职责中面临着一些困难和问题。企业档案工作现阶段状况如何？档案行政管理部门如何解决工作难点，把服务企业与监督指导融为一体？企业对档案行政部门有哪些需求？带着这些问题，我们通过走访、座谈、电话咨询等形式，深入到不同企业开展调研工作。一、企业档案工作现状**市企业档案工作管理状况大概可分为以下几种情况 ：1、领导重视，档案管理水平较高企业领导重视档案工作，档案管理达到省级以上先进管理水平。1996年，国家档案局印发了《企业档案工作目标管理办法》，此办法将企业档案目标管理考评分为“省（部）级”、“国家二级”、“国家一级”三个等级。“省（部）级是国家对企业档案工作的基本要求。**市档案局按照国家档案局、河南省档案局的要求，为了规范企业档案工作，促进企业档案工作整体水平的提高，开展了轰轰烈烈的企业档案工作目标管理考评活动。在档案行政管理部门的精心指导下和广大档案管理人员的努力下，**市企业档案管理水平上了一个新台阶。有一批重视档案工作的企业，把档案工作纳入到领导工作议事日程，纳入到企业计划，纳入到企业职工的经济责任制、岗位责任制中。按照《档案法》的要求，对本企业的档案实行集中统一管理，对档案管理人员进行业务培训，通过了档案工作目标管理考评。比如**石化工程公司工作突出，档案工作管理水平达到了国家一级标准，全国企事业单位档案工作现场经验交流会在**石化工程公司召开，其先进做法作为典型在全国推广。截止到2009年，**市档案管理水平达到国家一级的企业7家，国家二级企业26家，省（部）级40家。这些企业管理体系成熟，档案工作管理规范，档案管理制度健全，档案管理科学有序，为企业生产经营活动提供了高效的服务，在企业改制中发挥了不可替代档案依据作用。这样的企业以国有企业居多，如**石化总厂、**轴承集团有限公司、**卷烟厂、**供电公司、**铜加工厂等。此后，国家档案局再没出台新的认证办法，此项工作基本属于停止状态。直到2011年，河南省档案局制定了《河南省企业、事业单位档案工作规范化管理认证办法》，此办法等级分为“省特级”、“省一级”、“省二级”、“省三级”四个等级。但以前档案管理达到国家二级以上的企业不愿意进行此项工作，因为他们认为按这个办法进行认证，最好也只能达到“省特级”，好像是本企业档案工作水平降低了，所以档案行政管理部门在档案规范化管理认证方面，难以开展。2、企业发展速度快，但档案管理落后此类企业发展很快，经济效益好，但落后的档案管理状况不能适应企业发展的要求，给企业经营管理带来麻烦，甚至造成损失。比如，在申请著名商标、处理经济纠纷、申请国家扶持项目时找不到相应的证明材料，在维修和改造企业厂房和设备时找不到基建图纸和设备档案。这些教训，给企业敲响了警钟，企业有做好档案工作的内在需求，开始有意识地提高档案管理水平。有的企业主动和档案行政管理部门联系，要求对其档案工作进行指导，规范企业的档案管理工作，使档案能够为企业发展有效地服务。3、企业不够重视档案工作，档案管理水平落后在市场经济的大潮中，有相当一部分企业经营不善，精减人员成为企业降低成本，提高经济效益的手段之一。由于领导对档案工作缺乏足够的认识，重经济、轻档案，重硬件，轻软件的情况普遍存在，而档案部门又不能直接产生经济效益，所以档案部门人员被精减，机构被降格，费用被压缩，致使企业档案无人管理，把档案工作搁置起来，档案工作被中断，甚至造成档案散失。此类企业，档案工作组织体系不健全，档案工作没有统一领导、统一管理，一些专门档案分散在各个部门，没有按档案的标准要求进行专业整理。档案管理制度不完善，缺乏档案专业人员，对所属企业不能开展档案业务监督和指导。这些问题不仅在一些国有企业中存在，在一些退出国有企业的非公有制企业中更为普遍，这些企业虽然依托原有企业，档案管理自然延续，但制度老化，管理老套，档案工作仅能维持开展，甚至不能满足企业日常的利用。二、企业对档案行政管理部门的指导需求1、深入企业，提供具体的档案工作业务指导由于企业的规模、性质等方面千差万别，这就决定了不同类型企业，档案工作有不同的个性化需求。特别是大中型企业，大多数属于集团企业，这些企业不只是一个法人，有好多企业由多个法人成员单位组成，业务档案门类众多，档案的形式各异，管理中经常遇到许多很具体的业务问题。由于很多问题是以前从未遇到过的，所以档案管理人员无从下手，不知道怎么管理。企业的负责人以及档案工作人员希望当地档案行政管理部门提供更多的适合本企业的个性化的、更专业的业务指导。2、对档案员进行档案业务培训由于现代企业的节奏加快，档案管理人员变化频繁；另一方面为了满足新时期社会发展对档案工作的需求，档案业务标准也在不为更新；再一方面有相当一部分档案员有评定职称的需求，所以企业提出最多的就是希望档案行政管理部门开展档案专业业务培训、上岗培训及继续教育培训，这样不仅可以提升企业档案人员的业务能力，还能为企业档案人员职称评定、职务晋升提供有利的条件，更能调动档案工作人员干好本职工作的积极性。3、提供档案工作管理水平认证平台正如前面所说，自从1996年国家档案局出台《企业档案工作目标管理办法》以来，**市一大批企业进行了目标管理认证，但后来，国家档案局不再进行此项工作，河南省档案局对认证工作的态度是，不支持，也不鼓励。如果企业自愿认证，就给发个证书，也不像以前那样发通报表彰。在调研中发现，一些基础工作较好、管理水平较高的企业认为，科学的评价、评估体系可以为企业档案工作管理水平提供衡量和认证标准，是体现企业档案管理水平的一个重要指标，是提高企业形象的需要，也有利用调动档案人员的积极性。因此，这些企业希望档案行政管理部门在企业自愿申请的前提下，适度开展企业档案管理水平的评估和评价，让企业也能拥有类似质量认证的衡量企业档案工作管理水平的体系。三、档案行政管理部门监督指导的难点1、搞不清应该指导的企业范围**市档案行政管理部门存在两个指导范围不清问题：一是对本市到底有多少企业，哪些企业需要进行指导不清楚；二是对哪些企业归本级档案行政管理部门监督指导，哪些企业属于系统管理，哪些企业归县（市）区档案行政管理部门监督指导不清楚。由于传统意义上的企业主管部门不复存在，要想获取这些信息，完整性和系统性均受到挑战。2、有畏难情况，心有顾忌因市政府有明文规定，不允许行政部门过多干预企业，所以档案行政管理部门对企业档案工作的监督指导，怕被说成是干预企业自主权，给企业增加负担，影响软环境建设。如果没有企业的主动要求，监督指导人员不敢、也不愿到企业开展工作，在工作手段和方法上也缺乏创新。3、缺少有利的抓手我国社会主义市场经济体制，是建立以公有制为主体，多种所有制经济形式并存，共同发展的基本经济制度，在市场经济体制条件下，企业不再是政府的附属物，转变为自主经营、自负盈亏、自我发展的独立经济实体。原来在计划经济体制下，档案行政管理部门、行业主管部门档案机构、基层单位档案机构的档案监督指导体系不复存在，现在的行业主管部门，主要都依法对企业各管一块，如安全、消防、质量，并没有过去那种上下级的隶属关系，对企业档案工作直接监督和指导不可能像过去那样一级抓一级，纵向到底，横向到边。档案行政管理部门失去抓手，在抓企业档案工作时感到无从下手，力不从心。四、业务指导建议档案行政管理部门要转变观念，牢固树立为企业服务的基本思想，寓服务于监督指导之中，多做企业受欢迎的工作。根据企业的需要和需求，在企业自愿的基础上提供优质有效的服务。1、建议重新搭建档案工作管理认证平台正如前面所讲，重视档案工作的企业，认为档案工作是企业基础工作的一分部，档案工作的管理水平能够体现企业整体的管理水平，迫切希望档案行政管理部门出台可以为企业档案工作管理水平提供衡量和认证的标准。所以建议国家档案局根据新时期企业对档案工作的要求，制定新的企业档案工作目标认证标准，以此为契机推动企业档案工作的新局面。2、依法进行业务指导《档案法》明确规定：“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内的机关、团体、企业事业单位和其它组织的档案工作实行监督和指导。”中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《关于加强和改进形势下档案工作的意见》也明确指出：“县级以上各级档案行政管理部门要积极指导国有企业开展档案工作，引导、帮助非公有制经济组织和社会组织做好档案工作。”国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》要求：“各级档案行政管理部门依照企业资产关系分别负责对企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作进行业务指导和监督”。档案行政管理部门要依照这些法律法规和有关的规范性文件，对企业档案工作进行监督指导。3、针对不同的企业，进行分类指导档案行政管理部门必须摸清企业的基本情况，根据企业的性质、规模等因素，采取不同的指导方式。要是不分情况，对所有的企业都监督指导，这样既没有必要，也不可能。对中直、省直企业，应以其上级主管部门为主，地方档案行政管理部门可以通过开展一些协作组活动、工作交流活动等方式，保持联系，提供所需的业务指导；对市属国有企业，应作为监督指导的重点，规范其档案行为，确保文件材料归档齐全完整，分类合理，整理规范，并能为企业的生产经营活动提供快速有效的服务，为领导决策提供可靠的依据。对非公有制企业，应在企业自愿的前提下，提供业务指导和服务。对于众多小微企业，则主要通过一些交流沟通平台和档案知识的宣传为其提供档案信息咨询服务。4、以点带面，推动工作开展档案行政管理部门要善于发现和培养典型，善于总结先进经验，并组织推广，以起到示范作用，以点带面，推动工作开展。通过典型示范，让企业之间相互借鉴，相互学习。比如：**市电力公司档案管理进行国家一级认证后，**市档案局以它为典型，号召各县电力公司向它学习，规范本单位的档案工作，最后各县电力公司都达到了国家级、省级标准，电力系统被评为**市档案管理最佳系统。5、对基层档案员进行培训档案行政管理部门应将培训作为监督指导的重要内容，经常性地举办企业档案人员自愿参加的业务培训。一是针对新上岗人员进行培训。通过培训帮助档案人员尽快掌握档案管理的基本技能、基本知识和要求。二是针对档案管理新标准进行培训，确保各项标准有效实施。三是针对问题进行培训，针对平时指导过程中发现的问题加以培训，避免同样的问题再次发生。总之，企业档案工作是个系统工程，作为档案行政管理部门要明确思路，科学规划，统筹兼顾，形成档案行政管理部门与企业之间的良性互动，形成企业档案工作在为经济、社会和企业进步服务中良性发展的工作格局。